برندها
اخبار فناوری اطلاعات
سه روش آسان برای طبقه‌بندی فایل‌ها
در عصر دیجیتال آرشیو کردن فایل‌ها به هیچ وجه کار آسانی نیست: این روزها سفارشات در قالب پیام‌های ایمیلی یا تلفنی ارسال می‌شوند و کمتر پیش می‌آید که این اسناد به صورت کاغذی باشند. در هر حال هرقدر هم که تعداد اسناد آرشیوی شما زیاد باشد باز هم راهکار مشخصی برای طبقه‌بندی آن وجود دارد.
در حال حاضر شرکت‌ها و سازمان‌ها سعی دارند که اسناد کاغذی خود را به صورت دیجیتال درآورند و کمتر دیده می‌شود که سازمانی البته که به غیر از چند استثنا، از سیستم کاغذی برای آرشیو کردن فایل‌ها استفاده کند. دیجیتالی کردن اسناد مزایای زیادی دارد که از آن جمله می‌توان به افزایش ماندگاری فایل‌ها، مدیریت بهتر و جستجوی آسان آنها اشاره نمود. در این بخش در نظر داریم سه روش ثابت شده و موفق برای دیجیتالی کردن اسناد را به شما معرفی نماییم.
Google Drive
این سرویس درست مانند گوگل فایل‌های شما را ایندکس (فهرست‌بندی) می‌کند تا جستجوی اسناد برای شما ساده‌تر شود. به علاوه به لطف این سرویس‌می‌توانید اسناد مورد نظر خود را از طریق برنامه‌های اندرویدی یا iOS با استفاده از گوشی یا تبلت جستجو نمایید. سرویس Google Drive همچنین به شما امکان می‌دهد درست مانند Dropbox و دیگر سرویس‌های ذخیره‌سازی مبتنی بر ابر، فایل‌های مورد نظرتان را با دوستان خود به اشتراک بگذارید. لازم به یادآوری است که این فایل‌ها به صورت پیش‌فرض خصوصی هستند و تنها زمانی که بخواهید، با دیگران به اشتراک گذاشته می‌شوند. برای دسترسی به فایل‌های خود کافی است از طریق مرورگرهای مختلف آن را در فضای وب جستجو نمایید. برای استفاده از این سرویس به خاطر داشته باشید که ظرفیت، محدودیت‌های زمانی و دیگر فاکتورهای مهم را پیش از آپلود فایل‌های خود در نظر بگیرید.
NeatConnect
اسکنرها بیشمارند، اما اگر هدف شما از استفاده از این ابزارها، دیجیتالی نمودن فایل و همچنین سازماندهی اسناد کاغذی‌تان است بهترین گزینه پیشنهادی ما به شما انتخاب سرویسی است که دارای سیستم آرشیو دیجیتالی هم باشد. NeatConnect یکی از بهترین سرویس‌های ارائه شده است که از اسکنر NeatDesk و سرویس مبتنی بر ابر NeatCloud تشکیل شده است. سادگی و در عین حال پیشرفته بودن امکانات دو مشخصه اصلی این سرویس هستند که آن را از بقیه متمایز می کند. اما به یاد داشته باشید که این سرویس چندان هم ارزان قیمت نیست (500 دلار معادل یک میلیون و پانصد هزار تومان) با این حال پس از پرداخت مبلغ تعیین شده یک اسکنر و سه ماه استفاده رایگان از سرویس ابری را دریافت خواهید کرد. نصب اسکنر بسیار ساده است اما ایجاد حساب کاربری در سرویس ابری برنامه کمی دشوار خواهد بود. اسکن فایل‌های شما تنها 3 ثانیه طول خواهد کشید و پس از آن به 5 تا 10 ثانیه زمان نیاز دارید تا فایل خود را به مقصد دلخواهتان ارسال نمایید. برای بررسی فایل‌های خود نیز کافی است به نشانی https://cloud.neat.com بروید.
Paper Tiger
این سرویس فضای ذخیره‌سازی دیجیتال به شما ارائه نمی دهد و در مقابل نوعی سیستم ایندکس (فهرست‌بندی) را برای فایل‌های کاغذی شما ایجاد می‌کند که روی PC قابل دسترسی می‌باشد. در این سیستم به جای استفاده از سیستم‌های الفبایی، از محل ذخیره‌سازی فایل‌ها برای طبقه‌بندی آنها استفاده می‌شود. برای شروع باید یک دیتابیس جدید بسازید و سپس محل نگهداری اسناد کاغذی خود را در فولدرهای مرتبط ذخیره‌سازی نمایید.
البته باید گفت که پیدا کردن فایل‌های کاغذی به مراتب زمان‌برتر از کپی نمودن آنها در Google Drive و جستجوی آنلاین‌شان است. اما خوبی این سرویس آن است که با یک جستجوی ساده می‌توانیم فایل‌های کاغذی مورد نظر خود را پیدا کنید. از جمله مزایای مهم این سرویس، سیستم آرشیوی آن است که شما را مجاب می‌کند ساختار یک‌پارچه و متحدالشکلی را برای آرشیو نمودن فایل‌های خود در پیش بگیرد و در کارهای خود منظم‌تر باشید.